校长经~时间管理

时间管理

    校长,通常都是很忙的:既要应付校内事务,又要应付校外杂务,难得有清闲的日子。尤其在年头开学,年中考试,年末结束,以及庆典前后,建校期间,更加忙碌。独中校长,还得筹款、应酬、教改,终年事务缠身,灰头土脸,永无宁日。

支配时间办大事

    时间有限,生命有限;但工作无限,责任无限。校长要是不设法把握时间,善用时间,必难把校务办好,搞出成绩来。

    “时间管理”(Time Management),就是叫我们安排时间,利用时间,处理事情,办好校务。

    时间,无声无息,抓不着,摸不着;日出日落,一天廿四小时公平分配给每一个人。

    善用时间的校长,办事井井有条,绰有余裕。不会支配时间的校长,东奔西跑,忙无头绪。大事办不了,变成一个“事务主义者”。

    安排时间办好事情,其实就是善用时间,办好行政,达成办学目标,落实人生的理想。简言之,管理时间,就是管理行政,就是管理生命。

    善于规划时间,就是善于规划行政,善于规划生涯。

    作为一个校长,你打算在任职期间,实现些什么抱负?这就看你如何规划时间,如何规划行政,落实办学计划了!

从认识时间开始

    管理时间,须从认识时间开始;认识时间,则从自己如何利用时间着手。

    校长可从一天花多少时间办那些事,一一加以记录•每个月又花多少天,办那些事;每年又花多少个月,办那些事,全部记录下来。然后加以分析。这就成为一个“时间分析表”了,也就是办事的“时段表”了。其实,那就是时间所呈现的面貌和具体内容了。办学计划和人生历程,实际上就是由这些时段所构成的。

    管理时间,就是如何“安排”“时段”,充以适当的内容。或反其道而行,以适当的内容,放在长短不一的时段中去完成。

    有人善于安排时段,但内容空洞,欠充实。有人善于安排内容,但时段不足,或凌乱无序,空有理想。

    因此,善于管理时间,就是善于安排时段,善于充实内容。详言之,就是善于安排支配每天、每月、每年,甚至一生的各个时段,先后有序地办完所规划的事。要办的事,可以短程、中程、长程规划来完成。急者先办,重要者先办。

    办事靠“人”;人也要加以安排。人,安排不好,浪费时间,办不好事。校长要会知人用人,也要会把事交托下属去做,以节省时段。这是提高行政效率理念的落实。

安排时段办好事

    校长的工作,说起来很简单:按计划,在适当的时段里,安排好人员,去办好事情。但校长的工作,难在如何厘订核心工作,监督人员去办事。这需要智慧,也要决心和耐力。更要养成良好利用时间与守时的习惯,由而建立自己的工作原则。

    会支配时间的人,主要能把握两点:一是减少浪费时间,二是会利用空档时间。校长事忙,要会打发前来闲聊的人,要会简短讲电话,要会避免无谓的争执,以及开好会。等人、等车、茶点时,都有空档的时间可利用。

    美国的一项调查所得,校长的时间分配:行政工作占58%,教学领导17%,公共关系9%,对外联系8%,专业及个人活动5%,其他3%。(参阅:黄振球:《学校管理与绩效》,台北:师大书苑,1996,页1O)。

    笔者个人的习惯是,一年之始先订立全年计划;一月之始,订立全月计划;一日之始,列好当天要办事项。急者先办,烦者先办,重要者先办。超前完成了计划中的工作,心神轻松,成就感涌现。有计划,有程序,坚持去做,不容易失败,也增强了成功的信心。

    每个校长,都工作忙,时间缺。但不管怎么忙,总要留些时间给自己静思和进修,锻练体魄;也要留些时间给家人,共叙天伦。

    时间不怕短,怕不会支配;工作不怕忙,怕不会安排。重要的是将行政组织化,程序化。

    会计划、会分配工作的校长,是会管理时间的校长。能监督下属在一定时限内完成工作目标的校长,则是管理时间的高手和赢家。